Faktura za okulary na pracownika czy firmę? Przewodnik po zasadach
Zastanawiasz się, jak prawidłowo rozliczyć zakup okularów dla pracownika? Nasz przewodnik pomoże Ci zrozumieć zasady wystawiania faktur i korzyści podatkowe związane z tym wydatkiem. Przeczytaj, aby uniknąć błędów i maksymalnie wykorzystać możliwości, jakie dają przepisy.
Faktura za okulary: pracownik czy firma?
Wybór odpowiedniego podmiotu na fakturze za okulary ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia tego wydatku. Rozważmy dwa scenariusze:
Kiedy wystawić fakturę na pracownika?
Fakturę na pracownika wystawiamy, gdy:
- Okulary nie są bezpośrednio związane z wykonywaną pracą
- Pracownik sam decyduje o zakupie okularów bez zalecenia pracodawcy
- Okulary służą do ogólnego użytku, nie tylko w pracy
- Pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia okularów korekcyjnych
Kiedy wystawić fakturę na firmę?
Fakturę na firmę wystawiamy w sytuacjach, gdy:
- Okulary są niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych
- Lekarz medycyny pracy zalecił używanie okularów korekcyjnych przy pracy z monitorem
- Pracodawca ma obowiązek zapewnić okulary zgodnie z przepisami BHP
- Okulary są traktowane jako narzędzie pracy lub środek ochrony indywidualnej
Zasady wystawiania faktur za okulary
Podstawy prawne i przepisy podatkowe
Wystawianie faktur za okulary regulują następujące przepisy:
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe
- Kodeks pracy – w zakresie obowiązków pracodawcy dotyczących zapewnienia bezpiecznych warunków pracy
Dokumentacja i wymagania formalne
Aby prawidłowo udokumentować zakup okularów, należy zadbać o:
- Fakturę VAT wystawioną na odpowiedni podmiot (pracownik lub firma)
- Zaświadczenie od lekarza medycyny pracy o konieczności stosowania okularów korekcyjnych
- Wewnętrzny regulamin firmy określający zasady refundacji kosztów okularów
- Dokument potwierdzający wypłatę refundacji pracownikowi (w przypadku faktury na pracownika)
Koszty uzyskania przychodu a okulary
Czy okulary mogą być kosztem firmowym?
Tak, okulary mogą stanowić koszt uzyskania przychodu dla firmy, jeśli spełnione są określone warunki:
- Zakup jest uzasadniony potrzebami firmy i bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością
- Wydatek jest prawidłowo udokumentowany (faktura VAT na firmę)
- Okulary są wykorzystywane w celach służbowych
- Zakup wynika z zaleceń lekarza medycyny pracy lub przepisów BHP
Przykłady i interpretacje podatkowe
Oto kilka przykładów interpretacji podatkowych dotyczących okularów jako kosztu firmowego:
Może Cię też zainteresować:
- Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 28.06.2019 r., nr 0115-KDIT3.4011.176.2019.2.AD – potwierdza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na okulary korekcyjne dla pracowników pracujących przy komputerze
- Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 11.01.2018 r., nr 0115-KDIT3.4011.379.2017.1.AD – wskazuje, że refundacja kosztów okularów korekcyjnych może być kosztem uzyskania przychodu, jeśli wynika z obowiązków nałożonych na pracodawcę
- Wyrok NSA z dnia 16.12.2015 r., sygn. akt II FSK 2867/13 – potwierdza, że wydatki na okulary korekcyjne dla pracowników mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, jeśli są niezbędne do wykonywania pracy przy komputerze
Pamiętaj, że każda sytuacja może być indywidualna, dlatego w razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub wystąpić o interpretację indywidualną do organów skarbowych.
